Как оформить материальную помощь к отпуску

Материальная помощь к отпуску – это стимулирующая выплата, которая выплачивается сотруднику сверх отпускных. В каких случаях предоставляется эта финансовая помощь и как ее оформить? Дополнительные деньги в отпуске лишними не будут.

Кому положена материальная помощь к отпуску

Как выплачивается материальная помощь к отпуску? Согласно трудовому законодательству работникам гарантируется выплата отпускных в размере его среднегодового заработка. При этом никакого упоминания о матпомощи в законе нет, т.е. она не относится к обязательным выплатам сотруднику и производится по желанию работодателя.

Порядок начисления материальной помощи к отпуску регламентируется внутренними документами бюджетной или частной организации. Так, обычно он регламентируется коллективным договором, положениями о премировании и профсоюзах и иными соглашениями. Поэтому стоит запросить в отделе кадров копию коллективного договора, чтобы ознакомиться с действующими порядками на предприятии.

Обычно на дополнительное финансирование могут рассчитывать сотрудники, которые попали в сложную жизненную ситуацию, требующую дополнительных денежных затрат. Это может быть пожар, наводнение, кража, тяжелая болезнь, необходимость санаторно-курортного лечения, смерть близкого родственника и пр. Но часто работодатели предоставляют дополнительную поддержку и при радостных событиях в жизни сотрудника: вступление в законный брак, выход на пенсию, рождение ребенка, отпуск, покупка квартиры, переезд и др.

Но даже если внутренние документы компании не содержат упоминания о матпомощи, это не лишает сотрудника права обратиться с просьбой о выделении ему дополнительных средств к работодателю. При этом решение о предоставлении ему дополнительного финансирования будет принимать руководитель. Хотя практика показывает, что большая часть таких попыток приводит к отказам, но помешать попробовать сотруднику никто не вправе.

Размер матпомощи может варьироваться в зависимости от величины организации, объема полученных ей доходов (матпомощь выплачивается из чистой прибыли организации). Она может исчисляться в твердой сумме или как процент от оклада работника. Последний вариант практикуется редко, т.к. налоговые органы могут отнести такие выплаты к зарплатным.

Если компания находится в сложном финансовом положении, сотруднику могут отказать в дополнительных выплатах перед отпуском. Обжаловать отказ в уполномоченных органах у сотрудника не получится, и никакую ответственность за невыплату или несвоевременное перечисление матпомощи в адрес работника работодатель не несет. Тогда как несвоевременная выплата отпускных или зарплаты грозит штрафом и даже привлечением к административной ответственности.

Материальную помощь в связи с отпуском нельзя рассматривать в качестве премиальной, и она не зависит от достижений сотрудника на работе. Она не входит в систему оплаты труда и не может носить систематический регулярный характер (в противном случае у работодателя могут возникнуть проблемы с налоговой службой, и его обяжут доплатить налоги с размера выплаченной матпомощи).

Как оформить материальную помощь

Для получения финансовой поддержки нужно написать заявление на оплату материальной помощи к отпуску в адрес руководства организации (либо бухгалтерии, председателя профсоюза – это зависит от установленных в организации правил). Оно не имеет установленного бланка, поэтому может быть написано в произвольной форме.

В “шапке” заявления необходимо указать ФИО работника, его должность, структурное подразделение, табельный номер. Основной раздел должен содержать саму просьбу о выделении средств к отпуску, дату начала отпуска и количество дней. Можно дополнить просьбу указанием обстоятельств, требующих дополнительных затрат: необходимость покупки билетов для поездки к месту отдыха, оплата путевки в санаторий или профилакторий и пр. Остается только расписаться и поставить дату подачи заявления.

Размер ожидаемой матпомощи в заявлении указывать не нужно. Его определит начальство самостоятельно.

В случае положительного решения о выделении средств работодатель издает приказ, в котором будет указана точная сумма предстоящей помощи.

При одобрении поступившей от сотрудника заявки он получит деньги вместе с отпускными.

Стоит учитывать, что законом предусмотрено налоговое послабление для матпомощи: сумма в пределах 4000 руб. не облагается НДФЛ.

Т.е. при условии, что размер помощи не превысил установленный законом лимит, сотрудник получит на руки всю сумму без вычета 13%. Не платятся с суммы в пределах 4000 руб. отчисления в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования.

Также размер матпомощи не учитывается при определении среднего заработка, который участвует при расчете отпускных, декретных, пособий по уходу за ребенком.